Diverses raisons peuvent amener une entreprise à déménager ses bureaux particulièrement les locaux qui ne sont plus adaptés à son développement. Pour réussir le transfert d’une activité professionnelle, il faut bien l’organiser en amont pour que la transition se passe dans les meilleures conditions aussi bien pour l’activité de l’entreprise que pour ses salariés. Découvrez 5 conseils pour mener à bien le déménagement de ses bureaux d’entreprise.
Anticiper le déménagement de ses bureaux d’entreprise
Pour une entreprise, le déménagement implique de nombreuses incidences sur plusieurs aspects qui doivent être considérés. Il s’agit des questions matérielles relatives au changement de bureaux et qui doit faire l’objet d’un cahier des charges et d’un calendrier des opérations : tri et archives, quand faire les cartons, comment acheminer le matériel et les fournitures. S’ensuit la mise en place de l’organisation pour la continuité du service pendant cette période. L’aspect juridique sera abordé comme la résiliation du bail, la publication d’une annonce légale pour le transfert du siège social de l’entreprise, le transfert des courriers administratifs, etc.
Comparer les devis des déménageurs professionnels
Si le cahier des charges et le calendrier des opérations facilitent l’organisation et la réussite du déménagement, il est également important de fixer la date du jour J. Il faudra penser aussi à demander plusieurs devis pour déménager ses bureaux d’entreprise. Lors de la comparaison, tenez compte des prix, des services et assurances proposés par les différentes entreprises de déménagement. Une fois le choix du prestataire fixé, réservez la date et le véhicule en spécifiant le cubage nécessaire au transport des biens de l’entreprise. Choisissez la date en fonction de la circulation habituelle de la zone à traverser, le mieux serait d’opter pour un week-end afin de ne pas ralentir l’activité de l’entreprise.
Informer les collaborateurs du transfert des bureaux de l’entreprise
Le service RH prendra le relais en informant les salariés et autres collaborateurs du futur déménagement. Cette étape est importante pour qu’ils puissent se préparer psychologiquement et matériellement au transfert de leurs services. Le déménagement peut être source d’appréhensions et de stress, raison pour laquelle les impliquer dans l’organisation de l’événement les rassureront. Par ailleurs, demander leurs avis impacterait positivement sur la réussite du déménagement.
La préparation du mobilier, documents et matériels à transférer
Avant d’emballer les divers dossiers et documents, il est utile de faire le tri de ce qui sera utile pour la continuité de l’activité. Les matériels, dossiers et autres éléments qui ne sont pas nécessaires au quotidien peuvent être emballés et étiquetés. Ceux qui seront encore utiles à J-7 ne seront emballés que la veille du déménagement. Se débarrasser des meubles non fonctionnels permet également d’alléger le déménagement. Pour ne pas perturber l’activité de l’entreprise, le parc informatique est l’élément qui sera transféré à la dernière minute et nécessite des précautions pour un transfert en toute sécurité. Confiez la déconnexion et la reconnexion des serveurs et du matériel informatique à des professionnels qualifiés. Assurez-vous que le réseau Internet du nouveau local fonctionne bien et répond aux besoins de l’entreprise.
Conseils pour réussir le jour J
En respectant le calendrier des opérations et le cahier des charges, le jour J se déroulera sans difficulté. Selon la taille de l’entreprise, il faudrait désigner un responsable de chaque service pour superviser le déménagement et l’installation dans les nouveaux bureaux. Cette personne fera partie du comité d’organisation et avoir suivi le projet à chacune de ses étapes. Elle servira d’interlocuteur aux déménageurs. Une fois le déchargement terminé, les déménageurs s’occuperont du déballage, du montage du mobilier et du matériel informatique. Il ne reste plus au service technique qu’à configurer le réseau de l’entreprise pour que l’activitl puisse reprendre le plus tôt possible.